15/04/2020

Dienas Bizness: Digitalizācijas uzvaras gājiens

Fitek AS vadītāja Latvijā Edgara Strazda viedoklis publicēts žurnāla Dienas Bizness 2020. gada 14. aprīļa numurā (#15). Pārpublicēts saskaņojot ar žurnālu Dienas Bizness.

Pirms mēneša pilnībā mainījās mūsu ierastais dzīves ritms un paradumi. Šis ir stresa un izturības tests ne tikai iedzīvotājiem, bet arī uzņēmumiem. Uzņēmēji ir spiesti apgūt jaunas digitālās prasmes, efektīvāk strādāt, būt elastīgāki un ieviest pārmaiņas ātrāk. Daudziem šis ir arī reality check – digitālā transformācija ir kļuvusi par obligātu nepieciešamību, lai nodrošinātu uzņēmuma izdzīvošanu. Grāmatvedības nozare ir viena no digitāli attīstītākajām, bet joprojām daudzi uzņēmumi neizmanto potenciālu, ko sniedz finanšu procesu automatizācija. Piemēram, martā publicētie Latvijas Informācijas un komunikācijas tehnoloģijas asociācijas un partneru izveidotā Digitālā brieduma testa rezultāti atklāja, ka 57% uzņēmumu ir vīzija, kādus IT uzlabojumus vēlētos ieviest 3–5 gadu laikā, bet teju piektdaļa no visiem aptaujātajiem uzņēmumiem “sēž uz rezervistu soliņa” – šajos uzņēmumos nav ieviesti gandrīz nekādi IT risinājumi.

Ārkārtas situācijas laikā uzņēmumus, kuri ir digitāli attīstīti, esošais stāvoklis neietekmē vispār. Uzņēmumiem, kas ir ieviesuši rēķinu digitalizēšanu un e-rēķinus, viss notiek elektroniski un ir ļoti viegli. Ir iespējams pat no mobilā telefona apstiprināt rēķinus. Uzņēmumi, kuri pirms tam vēl interesējās un apsvēra šo iespēju, šobrīd to aktīvi ir uzsākuši darīt vai strādā pie tā ieviešanas, un tā kļuvusi par prioritāti. Tas nav raksturīgi tikai Latvijā, bet visā Baltijā kopumā.

Savukārt to uzņēmumu, kuri neizmanto e-rēķinus vai kuriem nav digitalizētas finanšu piegādes ķēdes, darbība ārējo apstākļu ietekmē ir apgrūtināta. Grāmatvedības process ir kļuvis grūts, sarežģīts un nekontrolējams. Pirmās problēmas parādās jau šobrīd, slēdzot iepriekšējo mēnesi, kad grāmatvežiem ir jādara daudz manuāla darba, kas šajā attālinātās darbošanās periodā ir ļoti apgrūtinoši. Būtībā uzņēmums maksās grāmatvedim par informācijas manuālu pārrakstīšanu no izdrukātā vai pdf dokumenta grāmatvedības programmā. Šī ir zemē nomesta nauda. Ikviena uzņēmuma pirmais un galvenais solis ceļā uz digitalizāciju un e-rēķiniem – jātiek vaļā no papīra saskaņojumiem un rēķiniem papīra formātā.

Uzņēmumi, kas to ir izdarījuši, paveikuši lielāko daļu darba. Jāatzīst, ka šajā situācijā uzņēmumi ir kļuvuši arī elastīgāki un pieiet visam procesam radoši – apstiprina, saskaņo rēķinus, piemēram, Microsoft Teams vidē, pārsūta rēķinus fotografējot u.tml. Tas, protams, ir apgrūtinoši, bet attālināti strādāt nav neiespējami. Jebkurā pārejas posmā grāmatvežiem būs vairāk darba. Ilgtermiņā gan finansiāli, gan resursu ziņā tas atmaksāsies.

Šis ir digitalizācijas uzvaras gājiens – ikviens gudrs vadītājs apzinās pievienoto vērtību un ieguvumus, ko sniedz digitalizācija. Ja visi uzņēmumi ieviestu e-rēķinu sistēmu, grāmatvedības procesi kļūtu vairākkārt lētāki un ātrāki. Tuvāko pāris mēnešu laikā e-rēķinu jomā notiks zināms izrāviens, un mēs tam esam gatavi. Pielāgojoties klientu vajadzībām, aktīvi strādājam pie jaunu pakalpojumu ieviešanas.

Mūsu mērķis ir padarīt procesus vēl automatizētākus – esam gatavi digitālajai revolūcijai. Piemēram, jau tagad mūsu izstrādātā sistēma var nodrošināt e-rēķinu saņemšanu un nosūtīšanu klientiem, kuri izmanto divus populārākos grāmatvedības risinājumus – Tildes Jumis un Horizon. Savukārt e-adreses integrācija ļauj klientiem savās sistēmās saņemt sev adresētos e-rēķinus. Drīzumā būs pieejama jauna e-rēķinu izrakstīšanas sistēma, kura nodrošinās ne tikai e-rēķinu sagatavošanu un izsūtīšanu, bet vēlāk arī digitālu dokumentu apstrādi (līgumus, pilnvaras u.tml.). Šobrīd esam vienīgais PEPPOL (Eiropā plaši izmantota platforma starptautisko elektronisko dokumentu apmaiņai) rēķinu sūtīšanas un saņemšanas operators Latvijā, kas nodrošina dokumentu apmaiņu ar e-adresi.  Piedāvājam arī elektroniskus risinājumus darījumu dokumentu elektroniskai un automātiskai apritei sadarbības partneru vidū no vienas uzskaites sistēmas uz otru. Iespēju ir daudz, un ikviena grāmatvedība, ieviešot kādu no šiem procesiem, var pārfokusēties 1–2 nedēļu laikā uz pamata digitālajiem risinājumiem. Steidzamības kārtā var veikt dažādus ieviešanas starpposmus – ātrāk ieviest rēķinu digitalizāciju un apstiprināšanas procesus, vēlāk – e-rēķinus.

Ikvienam šajā laikā iesakām atkāpties no birokrātijas normām – esiet elastīgāki! Jaunā situācija prasa ātrāku lēmumu pieņemšanu un operatīvu procesu pārkārtošanu. Iespējams, sākotnēji būs kļūdas, bet uzņēmumam risku būs daudz vairāk, ja netiks digitalizēta finanšu piegādes ķēde un būs kavēta lēmumu pieņemšana.

Turpinot darbu pie e-rēķinu popularizēšanas un attīstības Latvijā, Finanšu tehnoloģiju uzņēmums Fitek sadarbībā ar Latvijā populārākajiem grāmatvedības sistēmu uzturētājiem ir iztrādājis unikālu integrētu E-rēķinu platformu, kas var nodrošināt e-rēķinu saņemšanu un nosūtīšanu klientiem, kas izmanto dažādas gāmatvedības sistēmas. Pirmā grāmatvedības sistēma, kas piedāvās šo iespēju ir Tildes Jumis.

Lasīt tālāk

Finanšu tehnoloģiju uzņēmums Fitek Latvija ir izstrādājis jaunu e-rēķinu pašapkalpošanās rīku maziem un vidējiem uzņēmumiem portālā rekini.lv, kas turpmāk ļaus ērti un bez maksas sagatavot, nosūtīt un saņemt e-rēķinus (mašīnlasāms un XML datu formātā sagatavots dokuments) jebkuram adresātam. Platformas ietvaros iespējams nosūtīt e-rēķinus gan uz vietējo e-rēķinu tīklu valsts mērogā, gan starptautiskā mērogā uz dažādām Eiropas Savienības valstīm un PEPPOL tīklu (Eiropā plaši izmantota platforma starptautisko elektronisko dokumentu apmaiņai).

Lasīt tālāk

Latvijas Tirdzniecības un rūpniecības kamera aicina uz semināru ciklu FINANŠU DIENA

Lasīt tālāk