Mazāk manuāla darba, efektīvāki procesi

Kā uzņēmums „Scandagra” ar „Fitek” palīdzību digitalizēja pirkuma rēķinu apstrādes procesu

Scandagra ir starptautisks lauksaimniecības uzņēmums, kas darbojas Igaunijā, Latvijā un Lietuvā un pieder Dānijas un Zviedrijas akcionāriem. Scandagra Estonia galvenās darbības jomas ietver dzīvnieku barības ražošanu un pārdošanu, graudu un rapša sēklu iepirkšanu, kā arī sēklu, mēslošanas līdzekļu un augu aizsardzības līdzekļu tirdzniecību. Uzņēmuma barības produkti ir paredzēti dažādiem mājlopiem un akvakultūrai – sākot no liellopiem un cūkām līdz trušiem un karpām. Igaunijā „Scandagra” darbojas birojos Jūrī, Tartu un Viljandi, kā arī astoņos mazumtirdzniecības veikalos un e-veikalā, kas piedāvā plašu lauksaimniecības un dārzkopības preču klāstu.

Ikviena efektīva uzņēmuma mērķis ir bezpapīra ekonomika

Egely Kink, „Scandagra“ finanšu kontrolieris.

Manuāla apstiprināšana un sadrumstaloti procesi

Pirms „Fitek“ ieviešanas pirkuma rēķinu apstrāde „Scandagra“ notika pilnīgi manuāli. Uzņēmuma politika paredzēja, ka katrs rēķins pirms apmaksas ir fiziski jāparaksta, radot nevajadzīgu papīru darbu, kavējumus un reizēm neapmierinātību gan finanšu nodaļā, gan visās operatīvajās komandās. Bieži rēķins vispirms tika apstiprināts pa e-pastu, apstrādāts grāmatvedības programmā, izdrukāts parakstīšanai un pēc tam arhivēts papīra formātā – lēns, atkārtojošs process, kas bija pakļauts sastrēgumiem.

Optimizētas un pilnībā digitālas darba plūsmas

Scandagra digitalizācijas ceļš sākās ar e-rēķinu ieviešanu un PDF rēķinu digitalizāciju. Tiklīdz rēķini kļuva mašīnlasāmi, bija viegli ieviest elektroniskas apstiprināšanas darba plūsmas un automatizētu grāmatvedības kodēšanu. Šie uzlabojumi arī radīja centralizētu digitālo arhīvu, ļaujot pilnvarotajiem darbiniekiem jebkurā brīdī meklēt, pārskatīt un atrast dokumentus – gan birojā, gan strādājot attālināti.

Fitek palīdzēja mums atmest vecos ieradumus un izveidot strukturētu, ātru un pārredzamu sistēmu, kas atbalsta mūsu ikdienas darbu. Automatizētā kodēšana un elektroniskā apstiprināšana ir bijis liels solis uz priekšu

Ātrāka apstiprināšana, mazāk manuāla darba

Šodien pirkuma rēķini tiek automātiski nosūtīti atbilstošajai personai apstiprināšanai un tos var apstiprināt ar dažiem klikšķiem – pat no mobilā tālruņa. Tas ir ievērojami samazinājis risku, ka rēķini iestrēgst apstiprināšanas procesā un kavē maksājumus. Automatizētā grāmatvedības uzskaite ir novērsta nepieciešamība manuāli attiecināt atkārtojošos izdevumus uz kontiem, tādējādi ietaupot grāmatvežu laiku un samazinot kļūdu risku.

Raugoties nākotnē, „Scandagra” gatavojas ieviest „Fitek” gaidāmo integrāciju ar starptautisko e-rēķinu tīklu „Peppol”, kas vienkāršos rēķinu apstrādi ar ārvalstu partneriem. Uzņēmums gaida arī transportlīdzekļa braucienu žurnāla funkcijas ieviešanu, kas darbiniekiem nodrošinās efektīvu veidu, kā ziņot par komandējumiem. Abas funkcijas pašlaik tiek izstrādātas „Fitek”, un drīzumā tās būs pieejamas klientiem.