Vai jūsu uzņēmums saņem rēķinus dažādos formātos – papīra, PDF un e-rēķinu veidā? Vai rēķinu saskaņošana joprojām notiek e-pasta sarakstēs vai ar parakstiem uz papīra? Uzziniet, kā Elis automatizēja piegādātāju rēķinu apstrādi ar Fitek risinājumu, padarot finanšu procesus ātrākus, efektīvākus un vieglāk pārvaldāmus.

“Elis Tekstila Serviss” ir viens no vadošajiem uzņēmumiem Eiropā, kas sniedz iespēju klientiem iznomāt higiēnas aprīkojumu, darba apģērbu, dažāda veida maināmos paklājus un mopus, tehniskos dvieļus u.c. Tas sniedz arī kaitēkļu apkarošanas servisu. Uzņēmums darbam izmanto biznesa vadības sistēmu “Excellent Standard ERP”, un grāmatvedības procesu automatizācijai izmanto “Fitek” platformu. Tai pieejama integrācija arī ar biznesa vadības sistēmu “Excellent Books”.

Ko automatizēja uzņēmums “Elis”

Baltijas finanšu kontrolieris Ojārs Dāvis Zondaks izceļ trīs galvenos ieguvumus no Fitek izmantošanas.

1. Viena platforma visiem rēķiniem

Elis saņem rēķinus dažādos formātos – PDF, papīra un e-rēķinu veidā. Tagad visi rēķini tiek apkopoti, pārskatīti un apstiprināti vienā platformā.

“Mums vairs nav jādomā, kā atsevišķi saņemt, apstrādāt un novirzīt katra formāta rēķinus,” saka Ojārs.

2. Automatizētas apstiprināšanas plūsmas

Pirms Fitek ieviešanas rēķinu apstiprināšana notika ar e-pastiem un parakstiem uz papīra. Tagad rēķini tiek automātiski novirzīti atbildīgajiem apstiprinātājiem, pamatojoties uz piegādātāju, rēķina summu un citiem uzņēmuma nosacījumiem.

Pēc apstiprināšanas rēķins automātiski nonāk pie nākamā apstiprinātāja, savukārt automātiskie sistēmas atgādinājumi palīdz nodrošināt procesa nepārtrauktību. Tiem, kuri vienmēr ceļā, rēķinus ir ērti apstrādāt “Fitek” mobilajā lietotnē. Ojārs uzsver, ka tā būtiski tiek ietaupīts darbinieku laiks.

3. Automatizēti grāmatojumi

Ojārs stāsta, ka, balstoties uz iepriekšējo mēnešu praksi, uzņēmumā ir izveidoti arī automātiskie grāmatojumi – katrs rēķins atbilstoši nosacījumiem tiek automātiski sadalīts vai apvienots, sagrāmatots un novirzīts tālāk apstiprināšanas plūsmā. Līdz ar to darbiniekiem šajā procesā nav jāiesaistās.

Sarežģītākais piemērs – LMT rēķini

LMT rēķini, kas nereti ir aptuveni 20 lappušu gari, agrāk bija vieni no laikietilpīgākajiem dokumentiem, jo izmaksas bija jāsadala pa darbiniekiem un izmaksu centriem.

Ojārs uzsver, ka vairs tā nav. “Šobrīd mēs no LMT saņemam e-rēķinu uzreiz “Fitek” platformā, līdz ar to vairs nav jātērē laiks ne Personāldaļas darbiniekam, pārbaudot šo visu, ne arī grāmatvedībai. Visa informācija ir “Excel” failā, kuru “Fitek” platformā varam gan importēt, gan eksportēt un paveikt visu daudz ātrāk, daudz mūsdienīgāk.”

Pēc Ojāra teiktā, Excel tiek izmantots tikai šo rēķinu apstrādei, jo tas nodrošina pārskatāmāko datu attēlojumu. Lielākā daļa pārējo rēķinu tiek apstrādāti pilnībā automātiski Fitek sistēmā.

Lielākais izaicinājums ir pirmais mēnesis

Automatizācijas ieviešana pati par sevi nav sarežģīta. Lielākais darbs jāiegulda pirmajā mēnesī, kad jādefinā katra rēķina apstiprināšanas plūsma un atbilstošie grāmatojumi.

Kad šie noteikumi ir izveidoti, Fitek automātiski piemēro iepriekš izmantoto grāmatvedības loģiku arī turpmākajiem rēķiniem. Grāmatvežiem atliek tikai pārskatīt sistēmas piedāvātos grāmatojumus, pirms rēķini tiek eksportēti uz grāmatvedības sistēmu un sagatavoti apmaksai.

E-rēķini ietaupa laiku un resursus

Fitek Latvia vadītāja Ieva Gaile uzsver, ka e-rēķinu izmantošana būtiski samazina manuālu datu ievadi, dokumentu digitalizācijas izmaksas un kļūdu risku.

Darbs ar strukturētiem rēķinu datiem ievērojami atvieglo automatizāciju, ļaujot uzņēmumiem ietaupīt gan laiku, gan izmaksas, vienlaikus samazinot nepieciešamību pēc manuālas datu verifikācijas.

Ņemot vērā, ka obligāta e-rēķinu izmantošana Latvijas uzņēmumiem stāsies spēkā 2028. gadā, Ieva aicina uzņēmumus sākt gatavoties jau tagad. Valsts sektora organizācijas, kas jau izmanto e-rēķinus, ir samazinājušas dokumentu digitalizācijas izmaksas trīs reizes, un līdzīgu ietaupījumu var sasniegt arī privātie uzņēmumi.

Ko iespējams automatizēt ar Fitek?

Fitek vienuviet apkopo visus ienākošos finanšu dokumentus, tostarp:

• PDF rēķinus
• Skenētus rēķinus
• Čeku fotogrāfijas
• E-rēķinus
  

Papīra un PDF rēķini tiek automātiski pārvērsti strukturētos elektroniskos datos, nodrošinot pilnībā automatizētu dokumentu apstrādi.

Uzņēmumi izmanto Fitek, lai automatizētu:

• rēķinu apstiprināšanas plūsmas
• grāmatojumu sagatavošanu
• čeku un izdevumu atskaišu apstrādi
• pirkumu pasūtījumu pārvaldību
  

Izmantojot “Fitek” risinājumu, ir iespējams ietaupīt vidēji 70 – 80% no grāmatveža laika, kas šobrīd tiek veltīts manuāliem rutīnas darbiem.

Tas ļauj grāmatvedim pievērsties darbam ar pievienoto vērtību.

• Automatizēti grāmatojumi – grāmatvežiem vairs nav katru mēnesi jāveido vieni un tie paši grāmatojumi, to visu paveic automatizācijas.
• IBAN kontrole – tiklīdz sistēma fiksē, ka rēķinā norādītais IBAN neatbilst tam, kas ir piegādātāja reģistra kartiņā, pie rēķina parādās paziņojums par nesakritību.
• “FitekAI” – automatizācija, izmantojot mākslīgo intelektu, kas piešķir grāmatojumus tavā vietā. “FitekAI” tiek uztrenēts piešķirt grāmatojumus, vadoties pēc uzņēmuma vēsturiskajiem datiem. Grāmatvedim ir tikai jāpārliecinās, vai mākslīgais intelekts ir izdarījis visu pareizi. Ja nav – kļūda ir jāizlabo un nākamajā mēnesī “FitekAI” piešķirs grāmatojumu pareizi.
• Čeku un izdevumu atskaišu iesniegšana, izmantojot “Fitek” mobilo lietotni.

Noskaties Ievas un Ojāra prezentāciju Excellent Klientu dienā “Automatizācija, kas atmaksājas”.