Dokumentu digitalizācija

No arhīva plaukta uz vienu klišķi

Veicam masveida dokumentu digitalizāciju, metadatu izgūšanu, garantēta dokumentu saglabāšana un pieejamība ilgtermiņā

Kāpēc digitalizēt dokumentus?

Daudziem uzņēmumiem un organizācijām vēsturisku vai administratīvu iemeslu dēļ ir uzkrājies ievērojams daudzums papīra dokumentu ar uzņēmuma darbībai svarīgu informāciju. Šādu dokumentu uzglabāšana vienā eksemplārā papīra formātā ir dārga un nedroša. Papīra dokumentu pārvaldība bieži nozīmē lēnus procesus, augstas administratīvās izmaksas un sarežģītu informācijas izgūšanu.

Izmantojot Fitek, uzņēmumi var digitalizēt gan ikdienas operatīvos dokumentus, gan vēsturiskos arhīvus, automātiski iegūt datus, izmantojot OCR tehnoloģiju, kā arī droši pārvaldīt un apstrādāt tos dokumentu pārvaldības sistēmās vai centralizētā elektroniskajā arhīvā.

Tas ļauj likvidēt fiziskos arhīvus, samazināt manuālo dokumentu apstrādi un ievērojami ātrāk piekļūt svarīgai informācijai.

Vai zinājāt, ka pāreja uz elektroniskiem dokumentiem un arhivēšanas sistēmas izmantošana var palielināt darba ražīgumu 25 – 50 reizes un samazināt dokumentu uzglabāšanas izdevumus līdz 80 reizēm? Fitek palīdz uzņēmumiem samazināt dokumentu apstrādes izmaksas, uzlabot efektivitāti un pāriet uz pilnībā digitālu dokumentu pārvaldību.

Būtiskākie ieguvumi

Dokumentu digitalizācija

Pārveidojiet papīra dokumentus strukturētos digitālos failos.

Datu izgūšana izmantojot OCR (optical character recognition)

Automātiski atpazīstiet un izgūstiet datus no dokumentiem, izmantojot OCR tehnoloģijas. Izgūto datu sagatavošana uzņēmumam piemērotā formātā

Elektroniskā arhivēšana

Droša dokumentu uzglabāšana centralizētā elektroniskajā arhīvā.

Ātra dokumentu meklēšana

Ātra piekļuve nepieciešamajai informācijai, izmantojot indeksēto meklēšanu.

Sistēmu integrācija

Integrējiet dokumentu pārvaldību ar esošajām ERP, grāmatvedības, personāla, arhīva, dokumentu pārvaldības vai citām biznesa sistēmām.

Centralizēta dokumentu pārvaldība

Pārvaldiet operatīvos un arhivētos dokumentus no vienas vides.

Droša dokumentu glabāšana

Nodrošiniet drošu dokumentu ilgtermiņa glabāšanu un piekļuves pārvaldību.

E-rēķini

Nosūtiet e-rēķinus uzņēmumiem, izmantojot EDI kanālu.

Kāda veida dokumenti visbiežāk tiek digitalizēti:

Grāmatvedības un personāla uzskaites dokumenti Rēķini, čeki, pavadzīmes, pārskati, līgumi un citi finanšu dokumenti.
Tehniskie dokumenti Rasējumu arhīvi un cita tehniskā dokumentācija.
Dažādi krājumi

Valsts nozīmes datu bāzes un fondu krājumu materiāli. Vēsturiskais mantojums: muzeju krājumi.
Dažādu veidu ikdienas dokumenti Klientu līgumi, aizpildītās formas, pieteikumi un anketas.

Kā notiek dokumentu digitalizēšana

1. Dokumentu saņemšana un priekšapstrāde Papīra un digitālie dokumenti tiek saņemti no jūsu esošajām sistēmām un arhīviem.

2. Skenēšana un digitalizācija Izmantojam ātrgaitas skenerus, kas spēj skenēt līdz pat 120 lpp/min., apstrādājam arī sašūtus dokumentus, kurus nedrīkst izjaukt.

3. OCR datu atpazīšana Izmantojam sertificētu, augstas klases OCR programmatūru, tiek atpazīts gan drukāts teksts, gan rokraksts. Profesionāli digitalizācijas operatori veic manuālu datu verificēšanu.

4. Projektu realizācija Operatīva projekta izstrāde, profesionāls atbalsts un pieredzējušu speciālistu konsultācijas.

5. Digitalizēto dokumentu arhīvs Dokumenti uzņēmumam var tikt nodoti PDF attēlu un datu failu formātos, to importam Uzņēmuma sistēmās, vai tie var tikt ievietoti mūsu On-line arhīvā, nodrošinot tiem kontrolētu Uzņēmuma darbinieku piekļuvi.